Privacy policy of the www.roxi-clinic.pl website

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej www.roxi-clinic.pl.

1.2. Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

1.2.1. korzystaniem ze strony internetowej,

1.2.2. kontaktem telefonicznym, elektronicznym lub przez media społecznościowe i komunikatory,

1.2.3. korzystaniem z odnośników do zewnętrznego systemu rezerwacji wizyt,

1.2.4. realizacją obowiązków prawnych związanych z funkcjonowaniem serwisu i działalnością Administratora.

1.3. Serwis pełni przede wszystkim funkcję informacyjną i prezentuje działalność Kliniki Dr Roxi jako placówki świadczącej usługi w zakresie medycyny estetycznej, kosmetologii i dermatologii. W serwisie widoczne są dane kontaktowe, adres placówki, wersje językowe oraz link do zewnętrznej rezerwacji wizyt.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: DR. ROXICLINIC SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie przy: ul. BRZESKA 10 lok. 10, 03-737 WARSZAWA, Polska KRS: 0000968408 | REGON: 521840018 | NIP: 1133056951 Reprezentacja: Prezes Zarządu Artur Tvardovskyi.

2.2. Dane kontaktowe Administratora do spraw związanych z prywatnością:

2.2.1. telefon: +48 511 37 06 40,

2.2.2. e-mail: dr.roxi.cosmetic.pl@gmail.com.

2.3. Numer telefonu jest publicznie widoczny na stronie.

2.4. Adres placówki: Warszawa, ul. Elektoralna 12A.

2.5. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach danych osobowych prosimy o kontakt: dr.roxi.cosmetic.pl@gmail.com lub tel. +48 511 37 06 40.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności:

3.1.1. dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazane przez użytkownika, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail,

3.1.2. dane zawarte w treści wiadomości, zapytań lub korespondencji,

3.1.3. dane przekazane przy umawianiu wizyty, jeżeli użytkownik korzysta z systemu rezerwacji,

3.1.4. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, typ urządzenia, typ przeglądarki, język, data i czas połączenia,

3.1.5. dane dotyczące aktywności użytkownika w przypadku kontaktu przez Facebook, Instagram, Messenger, Telegram, Viber lub WhatsApp, jeżeli użytkownik sam wybierze taki kanał kontaktu. Obecność tych kanałów i odnośników jest widoczna na stronie.

4. Dane przekazywane dobrowolnie

4.1. Użytkownik może dobrowolnie przekazać dane osobowe podczas kontaktu z Kliniką, w szczególności telefonicznie, mailowo, przez media społecznościowe, komunikatory albo podczas przechodzenia do systemu rezerwacji.

4.2. Zakres danych zależy od celu kontaktu i użytej funkcjonalności.

4.3. Administrator zaleca, aby przez ogólne kanały kontaktu i komunikatory nie przekazywać nadmiarowych informacji o stanie zdrowia, jeżeli nie jest to konieczne.

5. Cele przetwarzania i podstawy prawne

5.1. Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

5.1.1. obsługa strony internetowej i zapewnienie jej bezpieczeństwa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.1.2. udzielanie odpowiedzi na pytania i obsługa kontaktu z użytkownikiem. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.1.3. podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz organizacja wizyty lub konsultacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.1.4. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.1.5. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5.1.6. prowadzenie statystyk, analityki i działań marketingowych online - wyłącznie wtedy, gdy takie narzędzia zostały rzeczywiście wdrożone i istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda użytkownika, jeśli jest wymagana. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO - zależnie od rodzaju narzędzia i obowiązujących przepisów.

6. Zewnętrzny system rezerwacji wizyt

6.1. Strona internetowa zawiera przycisk rezerwacji wizyt prowadzący do zewnętrznego systemu Altegio pod domeną n772368.alteg.io.

6.2. Po przejściu do systemu rezerwacji użytkownik korzysta z odrębnego środowiska informatycznego, które może podlegać własnym zasadom prywatności i własnemu regulaminowi.

6.3. Dane przekazane podczas rezerwacji są przetwarzane w celu organizacji wizyty, kontaktu z użytkownikiem oraz realizacji działań przed zawarciem umowy lub świadczenia usług.

7. Media społecznościowe i komunikatory

7.1. Serwis może zawierać odnośniki do następujących kanałów komunikacji:

7.1.1. Facebooka,

7.1.2. Instagrama,

7.1.3. Telegrama,

7.1.4. Messengera,

7.1.5. Vibera,

7.1.6. WhatsAppa.

7.2. Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Kliniką przez te kanały, jego dane są przetwarzane:

7.2.1. przez Administratora - w celu obsługi wiadomości i kontaktu,

7.2.2. przez operatorów tych platform - zgodnie z ich własnymi zasadami prywatności.

7.3. Korzystanie z tych kanałów jest dobrowolne.

7.4. Administrator zaleca, aby za ich pośrednictwem nie przesyłać pełnej dokumentacji medycznej ani szczegółowych danych o zdrowiu, chyba że dany kanał został do tego wyraźnie przeznaczony i odpowiednio zabezpieczony.

8. Szczególne kategorie danych

8.1. Sama strona internetowa ma zasadniczo charakter informacyjny.

8.2. Jeżeli jednak użytkownik dobrowolnie przekaże Administratorowi dane dotyczące zdrowia, np. w treści wiadomości lub podczas umawiania wizyty, dane te będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia, organizacji świadczenia lub realizacji obowiązków prawnych.

8.3. W zależności od sytuacji podstawą przetwarzania takich danych może być w szczególności:

8.3.1. art. 9 ust. 2 lit. a RODO,

8.3.2. art. 9 ust. 2 lit. h RODO,

8.3.3. art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

9. Odbiorcy danych

9.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

9.1.1. dostawcom hostingu, usług IT i utrzymania strony,

9.1.2. dostawcom systemów rezerwacji wizyt,

9.1.3. dostawcom poczty elektronicznej i rozwiązań komunikacyjnych,

9.1.4. podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną, administracyjną lub organizacyjną,

9.1.5. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,

9.1.6. operatorom mediów społecznościowych i komunikatorów - w zakresie wynikającym z korzystania przez użytkownika z tych usług.

10. Przekazywanie danych poza EOG

10.1. W związku z korzystaniem z mediów społecznościowych, komunikatorów, rozwiązań chmurowych, systemów rezerwacji lub ewentualnych narzędzi analitycznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

10.2. Takie przekazywanie odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony albo innych dopuszczalnych podstaw.

11. Logi techniczne i dane eksploatacyjne

11.1. Korzystanie z serwisu może wiązać się z zapisem w logach systemowych informacji technicznych, takich jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym, przeglądarce i języku użytkownika.

11.2. Dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu, diagnozowaniu błędów, przeciwdziałaniu nadużyciom oraz administrowaniu stroną.

11.3. Zakres i czas przechowywania takich danych jest ograniczone do tego, co niezbędne dla celów bezpieczeństwa i utrzymania serwisu.

12. Okres przechowywania danych

12.1. Dane osobowe są przechowywane:

12.1.1. przez czas korzystania ze strony oraz przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi technicznej,

12.1.2. przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działania Administratora,

12.1.3. przez okres potrzebny do realizacji działań przed zawarciem umowy oraz obsługi rezerwacji,

12.1.4. przez okres wymagany przepisami prawa, jeżeli takie przepisy mają zastosowanie,

12.1.5. przez okres przedawnienia roszczeń lub do czasu zakończenia postępowań,

12.1.6. w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody - do czasu jej wycofania, a następnie przez okres potrzebny do wykazania legalności wcześniejszego przetwarzania.

13. Cookies i podobne technologie

13.1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

13.2. Strona może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.

13.3. Cookies niezbędne do prawidłowego działania strony mogą być stosowane bez zgody użytkownika, jeżeli jest to dopuszczalne przez przepisy.

13.4. Cookies analityczne, statystyczne, preferencyjne lub marketingowe mogą być stosowane wyłącznie wtedy, gdy:

13.4.1. zostały rzeczywiście wdrożone,

13.4.2. istnieje odpowiednia podstawa prawna,

13.4.3. użytkownik wyraził zgodę, jeżeli jest ona wymagana.

13.5. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą przeglądarki oraz narzędzia do zarządzania zgodami, jeżeli takie narzędzie zostało wdrożone.

14. Środki ochrony danych

14.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych.

14.2. Środki te obejmują w szczególności:

14.2.1. zabezpieczenie połączenia z serwisem,

14.2.2. kontrolę dostępu do systemów,

14.2.3. ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych,

14.2.4. rozwiązania służące zapewnieniu integralności, poufności i rozliczalności przetwarzania.

14.3. Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dobierany z uwzględnieniem charakteru danych, ryzyka oraz sposobu korzystania z systemów informatycznych.

15. Prawa osób, których dane dotyczą

15.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

15.1.1. prawo dostępu do danych,

15.1.2. prawo ich sprostowania,

15.1.3. prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki z RODO,

15.1.4. prawo ograniczenia przetwarzania,

15.1.5. prawo przenoszenia danych - w przypadkach przewidzianych prawem,

15.1.6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

15.1.7. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

15.1.8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Obowiązek podania danych

16.1. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

16.1.1. uzyskania odpowiedzi na wiadomość,

16.1.2. skontaktowania się z Kliniką,

16.1.3. zarezerwowania wizyty,

16.1.4. realizacji dalszych działań związanych z usługą.

16.2. Niepodanie danych może uniemożliwić obsługę zapytania albo rezerwacji.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

17.1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników strony decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że użytkownik zostałby o tym odrębnie poinformowany.

17.2. Jeżeli zewnętrzni dostawcy narzędzi stosują własne mechanizmy analityczne lub reklamowe, odbywa się to zgodnie z zasadami tych dostawców oraz zakresem zgód udzielonych przez użytkownika.

18. Zmiany Polityki prywatności

18.1. Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności strony, wdrożenia nowych narzędzi albo zmiany dostawców usług.

18.2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej.

Wersja: 1.0

Data obowiązywania: 2026-04-15