{"id":1070,"date":"2026-05-21T21:39:43","date_gmt":"2026-05-21T18:39:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/?p=1070"},"modified":"2026-05-22T18:08:03","modified_gmt":"2026-05-22T15:08:03","slug":"pl-procedura-udost-pniania-dokumentacji-zabiegowej-klient-w-kliniki-en-procedure-for-providing-access-to-clinic-clients-treatment-documentation-ru-protsedura-predostavleniya-dostupa-k-protsedurnoj-dok","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/pl-procedura-udost-pniania-dokumentacji-zabiegowej-klient-w-kliniki-en-procedure-for-providing-access-to-clinic-clients-treatment-documentation-ru-protsedura-predostavleniya-dostupa-k-protsedurnoj-dok\/","title":{"rendered":"Procedure for providing access to clinic clients\u2019 treatment documentation"},"content":{"rendered":"

Wersja: 1.0<\/p>\r\n

Data obowi\u0105zywania: 2026-04-17<\/p>\r\n\r\n

PREAMBU\u0141A<\/h2>\r\n

Niniejsza procedura okre\u015bla zasady udost\u0119pniania dokumentacji zabiegowej klient\u00f3w Roxi Clinic, w celu zapewnienia poufno\u015bci, prawid\u0142owej identyfikacji os\u00f3b uprawnionych, rozliczalno\u015bci procesu oraz zgodno\u015bci dzia\u0142a\u0144 Kliniki z zasadami ochrony danych i bezpiecze\u0144stwa informacji.<\/p>\r\n

Procedura dotyczy dokumentacji zwi\u0105zanej z konsultacjami, kwalifikacj\u0105, zabiegami, zgodami, zaleceniami, dokumentacj\u0105 fotograficzn\u0105 oraz innymi dokumentami prowadzonymi w zwi\u0105zku z us\u0142ugami \u015bwiadczonymi przez Roxi Clinic.<\/p>\r\n

Je\u017celi okre\u015blona dokumentacja ma charakter dokumentacji medycznej, jej udost\u0119pnienie nast\u0119puje r\u00f3wnie\u017c z uwzgl\u0119dnieniem odr\u0119bnych przepis\u00f3w prawa oraz w\u0142a\u015bciwych procedur wewn\u0119trznych.<\/p>\r\n\r\n

1. Zakres i definicje<\/h2>\r\n

Przez dokumentacj\u0119 zabiegow\u0105 rozumie si\u0119 wszelkie dokumenty i materia\u0142y dotycz\u0105ce klienta, gromadzone przez Roxi Clinic w zwi\u0105zku z konsultacj\u0105, kwalifikacj\u0105, wykonaniem zabiegu, zaleceniami pozabiegowymi, reklamacj\u0105, zg\u0142oszeniem pozabiegowym lub obs\u0142ug\u0105 sprawy klienta.<\/p>\r\n

Dokumentacja zabiegowa mo\u017ce obejmowa\u0107 w szczeg\u00f3lno\u015bci:<\/p>\r\n

    \r\n
  1. ankiety i formularze wywiadu,<\/li>\r\n
  2. checklisty kwalifikacyjne,<\/li>\r\n
  3. zgody i o\u015bwiadczenia,<\/li>\r\n
  4. karty zabiegowe,<\/li>\r\n
  5. zalecenia przed- i pozabiegowe,<\/li>\r\n
  6. dokumentacj\u0119 fotograficzn\u0105,<\/li>\r\n
  7. korespondencj\u0119 dotycz\u0105c\u0105 przebiegu sprawy,<\/li>\r\n
  8. rejestry zg\u0142osze\u0144 i reklamacji – w zakresie dotycz\u0105cym danego klienta.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

    Procedura dotyczy Roxi Clinic prowadz\u0105cej dzia\u0142alno\u015b\u0107 w Warszawie przy ul. Elektoralnej 12A; na stronie kliniki wskazano tak\u017ce numer telefonu +48 511 37 06 40<\/a> oraz godziny pracy poniedzia\u0142ek-sobota 9:00-20:00.<\/p>\r\n\r\n

    2. Zasady og\u00f3lne<\/h2>\r\n
      \r\n
    1. Roxi Clinic prowadzi i przechowuje dokumentacj\u0119 zabiegow\u0105 klient\u00f3w w zakresie niezb\u0119dnym do realizacji us\u0142ug, cel\u00f3w organizacyjnych, dowodowych, jako\u015bciowych i bezpiecze\u0144stwa.<\/li>\r\n
    2. Dokumentacja zabiegowa podlega ochronie przed dost\u0119pem os\u00f3b nieuprawnionych.<\/li>\r\n
    3. Udost\u0119pnienie dokumentacji nast\u0119puje wy\u0142\u0105cznie osobie uprawnionej, po uprzedniej weryfikacji to\u017csamo\u015bci oraz zakresu uprawnienia.<\/li>\r\n
    4. Udost\u0119pnienie dokumentacji wymaga z\u0142o\u017cenia wniosku, chyba \u017ce odr\u0119bna procedura stanowi inaczej.<\/li>\r\n
    5. Udost\u0119pnieniu podlega dokumentacja dotycz\u0105ca konkretnego klienta i tylko w zakresie obj\u0119tym uprawnieniem osoby wnioskuj\u0105cej.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

      3. Osoby uprawnione do uzyskania dokumentacji<\/h2>\r\n

      Dokumentacja zabiegowa mo\u017ce zosta\u0107 udost\u0119pniona:<\/p>\r\n

        \r\n
      1. klientowi, kt\u00f3rego dotyczy,<\/li>\r\n
      2. przedstawicielowi ustawowemu klienta, je\u017celi wynika to z przepis\u00f3w prawa,<\/li>\r\n
      3. osobie nale\u017cycie upowa\u017cnionej przez klienta,<\/li>\r\n
      4. innym podmiotom lub organom – wy\u0142\u0105cznie w przypadkach wynikaj\u0105cych z przepis\u00f3w prawa.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

        Osoba upowa\u017cniona przez klienta powinna przed\u0142o\u017cy\u0107:<\/p>\r\n

          \r\n
        1. pisemne upowa\u017cnienie pozwalaj\u0105ce na identyfikacj\u0119 osoby upowa\u017cniaj\u0105cej i upowa\u017cnionej, oraz<\/li>\r\n
        2. dokument potwierdzaj\u0105cy to\u017csamo\u015b\u0107.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

          W razie uzasadnionych w\u0105tpliwo\u015bci co do autentyczno\u015bci upowa\u017cnienia Roxi Clinic mo\u017ce za\u017c\u0105da\u0107 dodatkowej weryfikacji albo odm\u00f3wi\u0107 wydania dokumentacji do czasu wyja\u015bnienia w\u0105tpliwo\u015bci.<\/p>\r\n

          Dla bezpiecze\u0144stwa danych Klinika mo\u017ce dopu\u015bci\u0107 podpisanie upowa\u017cnienia w obecno\u015bci pracownika Kliniki albo \u017c\u0105da\u0107 przed\u0142o\u017cenia dokumentu o wy\u017cszym stopniu wiarygodno\u015bci, je\u017celi okoliczno\u015bci sprawy tego wymagaj\u0105.<\/p>\r\n\r\n

          4. Wniosek o udost\u0119pnienie dokumentacji<\/h2>\r\n

          Warunkiem udost\u0119pnienia dokumentacji jest z\u0142o\u017cenie wniosku o udost\u0119pnienie dokumentacji zabiegowej.<\/p>\r\n

          Wniosek powinien zawiera\u0107 co najmniej:<\/p>\r\n

            \r\n
          1. imi\u0119 i nazwisko klienta,<\/li>\r\n
          2. dane identyfikuj\u0105ce wnioskodawc\u0119,<\/li>\r\n
          3. wskazanie podstawy uprawnienia do uzyskania dokumentacji,<\/li>\r\n
          4. okre\u015blenie zakresu \u017c\u0105danej dokumentacji,<\/li>\r\n
          5. wskazanie preferowanej formy udost\u0119pnienia,<\/li>\r\n
          6. dane kontaktowe do odpowiedzi.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

            Wniosek mo\u017ce zosta\u0107 z\u0142o\u017cony:<\/p>\r\n

              \r\n
            1. osobi\u015bcie w Klinice,<\/li>\r\n
            2. elektronicznie na adres e-mail wskazany przez Klinik\u0119,<\/li>\r\n
            3. listownie,<\/li>\r\n
            4. w inny spos\u00f3b dopuszczony przez Klinik\u0119.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

              Klinika rejestruje dat\u0119 wp\u0142ywu wniosku oraz spos\u00f3b jego z\u0142o\u017cenia.<\/p>\r\n\r\n

              5. Weryfikacja to\u017csamo\u015bci i uprawnienia<\/h2>\r\n

              Przed udost\u0119pnieniem dokumentacji Klinika weryfikuje to\u017csamo\u015b\u0107 osoby wnioskuj\u0105cej.<\/p>\r\n

              Weryfikacja mo\u017ce nast\u0105pi\u0107 w szczeg\u00f3lno\u015bci przez:<\/p>\r\n

                \r\n
              1. okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdj\u0119ciem przy odbiorze osobistym,<\/li>\r\n
              2. por\u00f3wnanie danych z posiadan\u0105 dokumentacj\u0105,<\/li>\r\n
              3. dodatkowy kontakt weryfikacyjny,<\/li>\r\n
              4. inne \u015brodki adekwatne do formy udost\u0119pnienia i poziomu ryzyka.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                W przypadku przes\u0142ania dokumentacji drog\u0105 elektroniczn\u0105 lub pocztow\u0105 Klinika mo\u017ce wymaga\u0107 dodatkowej weryfikacji to\u017csamo\u015bci i adresu dor\u0119czenia.<\/p>\r\n

                Je\u017celi weryfikacja nie jest wystarczaj\u0105ca, Klinika wstrzymuje udost\u0119pnienie dokumentacji do czasu usuni\u0119cia w\u0105tpliwo\u015bci.<\/p>\r\n\r\n

                6. Formy udost\u0119pnienia dokumentacji<\/h2>\r\n

                Dokumentacja zabiegowa mo\u017ce zosta\u0107 udost\u0119pniona:<\/p>\r\n

                  \r\n
                1. do wgl\u0105du na terenie Kliniki, po uprzednim uzgodnieniu terminu,<\/li>\r\n
                2. w postaci kopii papierowej,<\/li>\r\n
                3. w postaci elektronicznej, w tym jako skan lub plik elektroniczny,<\/li>\r\n
                4. przesy\u0142k\u0105 pocztow\u0105 lub kuriersk\u0105 na wskazany adres,<\/li>\r\n
                5. w innej formie organizacyjnie dopuszczonej przez Klinik\u0119.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                  Wgl\u0105d do dokumentacji na terenie Kliniki nast\u0119puje w warunkach zapewniaj\u0105cych poufno\u015b\u0107 danych.<\/p>\r\n

                  Dokumentacja fotograficzna mo\u017ce by\u0107 udost\u0119pniana w zakresie dotycz\u0105cym klienta, z zachowaniem zasad ochrony danych i bezpiecze\u0144stwa przesy\u0142u.<\/p>\r\n\r\n

                  7. Termin udost\u0119pnienia<\/h2>\r\n

                  Dokumentacja zabiegowa udost\u0119pniana jest bez zb\u0119dnej zw\u0142oki, nie p\u00f3\u017aniej jednak ni\u017c w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania prawid\u0142owego wniosku i zako\u0144czenia wymaganej weryfikacji.<\/p>\r\n

                  Je\u017celi realizacja wniosku w tym terminie nie jest mo\u017cliwa z przyczyn organizacyjnych, technicznych albo z uwagi na konieczno\u015b\u0107 dodatkowej weryfikacji, Klinika informuje wnioskodawc\u0119 o przyczynach op\u00f3\u017anienia oraz przewidywanym terminie realizacji.<\/p>\r\n\r\n

                  8. Op\u0142aty<\/h2>\r\n
                    \r\n
                  1. Wgl\u0105d do dokumentacji na terenie Kliniki, po wcze\u015bniejszym uzgodnieniu terminu, mo\u017ce by\u0107 realizowany nieodp\u0142atnie.<\/li>\r\n
                  2. Klinika mo\u017ce pobiera\u0107 op\u0142aty odpowiadaj\u0105ce kosztom sporz\u0105dzenia kopii, wydruku, no\u015bnika danych, przygotowania przesy\u0142ki lub dor\u0119czenia, je\u017celi wynika to z przyj\u0119tych zasad organizacyjnych albo przepis\u00f3w szczeg\u00f3lnych.<\/li>\r\n
                  3. Wnioskodawca powinien zosta\u0107 poinformowany przed realizacj\u0105 wniosku o przewidywanej op\u0142acie, je\u017celi ma ona zosta\u0107 naliczona.<\/li>\r\n
                  4. Koszty przesy\u0142ki pocztowej lub kurierskiej mog\u0105 obci\u0105\u017ca\u0107 wnioskodawc\u0119, je\u017celi zosta\u0142 on o tym poinformowany przed wys\u0142aniem dokumentacji.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                    9. Odmowa udost\u0119pnienia dokumentacji<\/h2>\r\n

                    Odmowa udost\u0119pnienia dokumentacji nast\u0119puje w formie pisemnej lub dokumentowej.<\/p>\r\n

                    Odmowa powinna zawiera\u0107:<\/p>\r\n

                      \r\n
                    1. oznaczenie osoby lub podmiotu odmawiaj\u0105cego,<\/li>\r\n
                    2. dat\u0119,<\/li>\r\n
                    3. wskazanie przyczyny odmowy,<\/li>\r\n
                    4. informacj\u0119 o brakach lub okoliczno\u015bciach, kt\u00f3re uniemo\u017cliwi\u0142y wydanie dokumentacji.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                      Odmowa mo\u017ce nast\u0105pi\u0107 w szczeg\u00f3lno\u015bci, gdy:<\/p>\r\n

                        \r\n
                      1. osoba wnioskuj\u0105ca nie wykaza\u0142a to\u017csamo\u015bci,<\/li>\r\n
                      2. nie wykaza\u0142a uprawnienia do uzyskania dokumentacji,<\/li>\r\n
                      3. zakres wniosku jest niejednoznaczny i nie zosta\u0142 doprecyzowany,<\/li>\r\n
                      4. zachodzi istotna w\u0105tpliwo\u015b\u0107 co do bezpiecze\u0144stwa udost\u0119pnienia danych niew\u0142a\u015bciwej osobie.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                        10. Rejestr udost\u0119pnie\u0144<\/h2>\r\n

                        Roxi Clinic prowadzi rejestr wniosk\u00f3w o udost\u0119pnienie dokumentacji zabiegowej.<\/p>\r\n

                        Rejestr obejmuje co najmniej:<\/p>\r\n

                          \r\n
                        1. numer sprawy lub numer wniosku,<\/li>\r\n
                        2. dat\u0119 wp\u0142ywu,<\/li>\r\n
                        3. dane wnioskodawcy,<\/li>\r\n
                        4. zakres \u017c\u0105dania,<\/li>\r\n
                        5. spos\u00f3b weryfikacji,<\/li>\r\n
                        6. dat\u0119 i form\u0119 udost\u0119pnienia albo odmowy,<\/li>\r\n
                        7. oznaczenie osoby realizuj\u0105cej spraw\u0119.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                          11. Okres przechowywania<\/h2>\r\n

                          Dokumentacja zabiegowa klient\u00f3w przechowywana jest przez okres 10 lat, licz\u0105c od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym dokonano w niej ostatniego wpisu, chyba \u017ce:<\/p>\r\n

                            \r\n
                          1. przepisy szczeg\u00f3lne przewiduj\u0105 d\u0142u\u017cszy okres przechowywania, albo<\/li>\r\n
                          2. d\u0142u\u017csze przechowywanie jest niezb\u0119dne do obrony przed roszczeniami lub realizacji obowi\u0105zk\u00f3w prawnych.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                            Po up\u0142ywie okresu przechowywania dokumentacja podlega usuni\u0119ciu albo zniszczeniu w spos\u00f3b zapewniaj\u0105cy ochron\u0119 danych.<\/p>\r\n\r\n

                            12. Postanowienia ko\u0144cowe<\/h2>\r\n

                            Za realizacj\u0119 niniejszej procedury odpowiada osoba wyznaczona przez Roxi Clinic.<\/p>\r\n

                            Procedura podlega okresowemu przegl\u0105dowi i aktualizacji.<\/p>\r\n

                            Procedur\u0119 stosuje si\u0119 \u0142\u0105cznie z:<\/p>\r\n

                              \r\n
                            1. formularzem wniosku o udost\u0119pnienie dokumentacji,<\/li>\r\n
                            2. procedur\u0105 ochrony danych osobowych,<\/li>\r\n
                            3. procedur\u0105 prowadzenia dokumentacji zabiegowej,<\/li>\r\n
                            4. odr\u0119bnymi zasadami dotycz\u0105cymi dokumentacji medycznej – je\u017celi maj\u0105 zastosowanie.<\/li>\r\n<\/ol>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Wersja: 1.0 Data obowi\u0105zywania: 2026-04-17 PREAMBU\u0141A Niniejsza procedura okre\u015bla zasady udost\u0119pniania dokumentacji zabiegowej klient\u00f3w Roxi Clinic, w celu zapewnienia poufno\u015bci, prawid\u0142owej identyfikacji os\u00f3b uprawnionych, rozliczalno\u015bci procesu oraz zgodno\u015bci dzia\u0142a\u0144 Kliniki z zasadami ochrony danych i bezpiecze\u0144stwa informacji. Procedura dotyczy dokumentacji zwi\u0105zanej z konsultacjami, kwalifikacj\u0105, zabiegami, zgodami, zaleceniami, dokumentacj\u0105 fotograficzn\u0105 oraz innymi dokumentami prowadzonymi w zwi\u0105zku […]","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[18],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1070"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1070"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1070\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1093,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1070\/revisions\/1093"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1070"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1070"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.roxi-clinic.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1070"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}